Pflichtangaben auf E-Mails

Seit dem 01.01.2007 gelten für geschäftliche E-Mails die gleichen Formvorschriften wie für Geschäftsbriefe.

Für geschäftliche Korrespondenz erforderliche Pflichtangaben müssen nunmehr auch zwingend in die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz aufgenommen werden - bspw. in einer E-Mail-Signatur.

Diese Verpflichtung ist in mehreren Gesetzen, so z.B. § 37a HGB und § 35a GmbH-Gesetz niedergelegt. Sie gilt für Kapitalgesellschaften, ins Handelsregister eingetragene Personengesellschaften, sowie für eingetragene Einzelunternehmer, also eingetragene Kaufleute.

Geschäftsbriefe gleich welcher Form, also auch E-Mails müssen demnach ab dem 01.01.2007 folgende Angaben enthalten:

• Name des Inhabers des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden;
• die Firma und den Rechtsformzusatz;
• den Sitz des Unternehmens;
• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft;
• die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist.

Diese Angaben sind nicht für Mitteilungen im Rahmen bestehender Geschäftsverbindungen erforderlich, für die üblicherweise Vordrucke angewendet werden. Bestellscheine, Werbemails, Newsletter oder Beiträge zu Internetforen gelten nicht als Geschäftsbriefe im Sinne dieser Regelung. Bei Nichteinhaltung kann vom Registergericht ein Zwangsgeld festgesetzt oder das Unternehmen von einem Wettbewerber in Anspruch genommen – also zumeist kostenpflichtig abgemahnt - werden.