Zahlungsrisiken bei Unklarheiten zur Person des Schuldners
Beim Forderungseinzug der Mahn- und Inkassostelle der Handwerkskammer Potsdam muss vielfach festgestellt werden, dass Handwerksbetriebe durch falsche Rechnungslegung ihren Zahlungsanspruch selbst gefährden.
Häufige Fehler bestehen darin, dass sich Unternehmer keine genügende Klarheit über die Person ihres Auftraggebers verschafft haben. So ist die Rechnungslegung an eine "Firma Baubetrieb", "Familie Schmidt" oder "Firma Meier" nicht ausreichend.
Werden derartige Rechnungen nicht bezahlt, kann die Durchsetzung von Zahlungsansprüchen schon an der mangelhaften Bezeichnung des Schuldners scheitern. Daher ist Handwerksbetrieben dringend zu raten, bei allen Arbeiten konkret zu prüfen, in wessen Auftrag die Leistung erbracht werden soll.
Ist Auftraggeber eine Einzelperson, so sollten neben der Anschrift auch der Vor- und Zuname bekannt sein. Treten Eheleute gemeinsam als Auftraggeber auf, sind in der Rechnung beide Ehepartner mit vollständigen Namen aufzuführen.
Wird der Auftrag durch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ausgelöst, sollten die vollständigen Namen der einzelnen Gesellschafter ermittelt werden.
Schwierigkeiten bestehen insbesondere auch bei den juristischen Personen und bei Personengesellschaften. Handwerker sollten insoweit immer wissen, ob es sich beim Vertragspartner um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), um eine Kommanditgesellschaft (bspw. GmbH & Co. KG) oder um eine Aktiengesellschaft (AG) handelt. Wird der Auftrag nicht durch den vertretungsberechtigten Geschäftsführer der Gesellschaft persönlich erteilt, ist überdies auf Nachweis der Befugnis zur Auftragserteilung zu achten.
Kann aus den Vertragsunterlagen die Person des Schuldners nicht eindeutig ermittelt werden, sollten dies unbedingt im Vorfeld der Auftragsannahme geklärt werden. Wird nämlich in einem etwaigen Rechtsstreit eine Beauftragung nachträglich bestritten, gehen alle Unklarheiten über die Person des Schuldners zu Lasten des Handwerkers. Darüber hinaus kann auch das Finanzamt die steuerliche Anerkennung unklarer Rechnungen verweigern.