Arbeitsort: Bildungs- und Innovationscampus Handwerk, Am Mühlenberg 15, 14550 Groß Kreutz OT GötzSekretariat/Assistenz (m/w/d) für die Schweißtechnische Lehranstalt und die Zertifizierungsstelle

Der Bildungs- und Innovationscampus Handwerk in Götz, einem Ortsteil von Groß Kreutz, ist die Bildungsstätte der Handwerkskammer Potsdam. Meister, Gesellen und Lehrlinge finden in dieser größten und modernsten Bildungsstätte des Handwerks in der Region ideale Bedingungen für ihre Aus- und Fortbildung. Für die Qualifizierung von schweißtechnischem Personal befindet sich in unserem Campus die Schweißtechnische Lehranstalt (SL) Potsdam. Sie ist eine von lediglich 14 deutschlandweit durch den DVS zugelassenen SL`n und die einzige Einrichtung dieser Art im Land Brandenburg. Außerdem ist die Handwerkskammer Potsdam als Zertifizierungsstelle gemäß EU-Bauproduktenverordnung zugelassen.   

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, für unsere Schweißtechnische Lehranstalt und für die Zertifizierungsstelle der Handwerkskammer Potsdam, im Bildungs- und Innovationscamps Handwerk in Götz ein zuverlässiges Organisationstalent.

Ihre Aufgaben

• eigenständige Betreuung des Sekretariats (Durchführung der allgemeinen Bürotätigkeiten, Postbearbeitung, Protokollführung)
• Materialbeschaffung durch Bestelleingaben im Warenwirtschaftssystem und einholen von Angeboten
• vorausschauende Vorbereitung und termingerechte Bereitstellung der Lehrgangsunterlagen (Anwesenheits- und Unterweisungslisten, Werkstattbelegung und Fragebögen)
• verantwortungsvolle Pflege der Lehrgangsdatenbank und erstellen der Wochenplanung für die Statistik
• Erstellen und Versenden von Schweißerpässen, Stundenplänen, Teilnahmebescheinigungen sowie Zertifikaten nach Vorgabe
• sorgfältige Nachbereitung der Lehrgangsunterlagen (erfassen, abgleichen und digitalisieren gemäß vorgegebener Ablagestrukturen)
• Pflege und kontinuierliche Aktualisierung der Anwesenheitslisten sowie Teilnehmerstammdaten
• Erstellen und versenden monatlicher Angebote zur Schweißer-Wiederholungsprüfung
• verantwortungsvolle Pflege der Auditmanagementplattform der Zertifizierungsstelle nach Vorgabe
• Versandt von Zertifizierungsanträgen und Jährlicher Herstellererklärungen sowie Überwachung des Rücklaufs der Unterlagen
• akribische Verwaltung und Ablage der Zertifizierungsvorgänge nach Vorgabe
• sowie Überwachung des Zahlungseingangs
• Pflege der Lehrgangsdatenbank und Unterstützung der Akquise von Teilnehmern

Ihr Profil

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• sehr ausgeprägte Organisations- und Kooperationsfähigkeit
• Freundliches Auftreten und hohe Sozialkompetenz
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
• sicherer Umgang mit MS-Office
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), einer Jahressonderzahlung und einer betrieblichen Altersvorsorge
• 30 Tage Jahresurlaub mit zusätzlicher Freistellung am 24.12. und 31.12.
• Geregelte Arbeitszeiten durch Gleitzeit
• Gut angebundenen Räumlichkeiten mit kostenlosen Parkmöglichkeiten und ÖPNV-Anbindung
• Regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten zu aktuellen Themen. Wir übernehmen die Kosten
• Gesundheitsförderung: Wir bieten eine betriebliche Unfallversicherung und eine wöchentliche Rückenschule während der Arbeitszeit
• Zuschuss zu einem Job-Ticket und zum Job Rad

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