Wichtige Neuregelungen für Ladenkassen und Registrierkassen

Ab 1. Januar 2017 gelten erweiterte Regeln für offene wie auch elektronische Ladenkassen. Spätestens ab diesem Zeitpunkt sind alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar aufzuzeichnen.

Obwohl ausdrücklich niemand gezwungen ist, seine derzeit noch vorhandene „Schubladenkasse“ abzuschaffen und durch eine elektronische Registrierkasse auszutauschen, sind dennoch ab Neujahr 2017 einige Neuregelungen zu beachten, die alle Mitglieder angeht, die ihre Leistungen üblicherweise gegen Bargeld erbringen, insbesondere Lebensmittelhandwerke und Friseure, aber auch Kraftfahrzeugtechniker oder Uhrmacher.

Hintergrund sind zwei Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 26.11.2010 und vom 14.11.2014 mit denen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konkretisiert wurden. Die Finanzverwaltungen wollen damit Steuerverluste durch unvollständige Kassenbuchführungen verhindern.

Ein darüber hinaus gehendes, aber noch nicht abgeschlossenes Gesetzesvorhaben zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sieht vor, dass voraussichtlich ab 2020 elektronische Kassensysteme zusätzlich über eineSicherheitsmodul verfügen müssen, das Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert, so dass nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen sind. Zugelassen werden sollen zwar verschiedene zertifizierte technische Lösungen. Allerdings gibt es derzeit nur wenig Anbieter. Sollten Sie die Neuanschaffung eines neuen elektronischen Kassensystems planen, weil Sie Ihre vorhandene Kasse nicht nachrüsten können, sollten Sie sich vom Hersteller die Nachrüstbarkeit zusichern lassen.

Auf die etwas unübersichtliche Rechtslage hat zumindest die Oberfinanzdirektion Karlsruhe zwischenzeitlich mit einem Merkblatt reagiert. Wir hatten imJahr 2016 bereits auf die anstehenden Änderungen hingewiesen. Die wichtigsten Punkte haben wir für Sie hier noch einmal zusammengestellt. Bitte prüfen Sie, welche Voraussetzungen und Folgen für Sie gelten. Zu den weitergehenden Ausführungen und Auswirkungen auf Ihren Betriebsablauf wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder die Abteilung Betriebsberatung/Wirtschaftsförderung der Handwerkskammer Potsdam.

Am 31. Dezember 2016 endet die Übergangsfrist zur Nachrüstung elektronischer Kassen. Ab 1. Januar 2017 dürfen Sie nur noch Kassen einsetzen, mit denen sie Ihre Einzelumsätze aufzeichnen und mindestens für zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Von dieser Regelung einstweilen unabhängig sind die Anforderungen an sog. manipulationssicheren Kassensysteme; diese werden in einem gesonderten Gesetzgebungsverfahren geregelt, das allerdings noch nicht abgeschlossen ist.
Ab dem 1. Januar 2017 müssen vorhandene digitale Kassen dem vom Bundesministerium der Finanzen geforderten technischen Stand entsprechen. Die Anforderungen gelten aber auch für Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern sowie Wegstreckenzählern.
Eine Pflicht zur Einführung einer elektronischen Kasse gibt es hingegen nicht.
Die Pflicht zur Führung einer Kasse bzw. eines Kassenbuches inklusive der täglichen Aufzeichnungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben betrifft grundsätzlich alle buchführungspflichten Mitglieder, d. h. gem. § 141 Abs. 1 AO Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro.
Wenn Sie Ihren Gewinn mit einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, da Ihr Gewinn unter der Buchführungspflichtgrenze liegt, sind Sie zwar nicht buchführungspflichtig und nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Gleichwohl gelten für Sie die GoBD mit den erhöhten Dokumentationspflichten auch für Sie – wenn auch ohne die elektronischen Aufzeichnungsnachweise.
Führen Sie jedoch – was nicht selten der Fall sein dürfte - freiwillig ein Kassenbuch (haben sich also freiwillig der Buchführungspflicht unterworfen), trifft Sie auch in vollem Umfang die Pflichten, wie ein buchführungspflichtiger Gewerbetreibender.
Auch bei einer offenen Ladenkasse gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung als Bestandteil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Demnach ist jeder einzelne Geschäftsvorfall mit ausreichender Bezeichnung zu dokumentieren und nicht mehr, wie evtl. bisher, mit Endsummen. Dabei sind zu erfassen:
- die Identität des Verkäufers,
- die Identität des Käufers,
- der Inhalt des Geschäfts,
- der Zahlungsbetrag,
- die Steuersätze in Prozent,
- der Steuerbetrag in Euro und
- der Gesamtbetrag
Diese Vorgänge sind mit den entsprechenden Quittungen oder Rechnungen zu belegen. Zusätzlich sind ein Kassenbuch, eine Kassenbestandrechnung und handschriftliche Listen zu führen.
Alle aufgeführten steuerlich relevanten Einzeldaten müssen unveränderbar und vollständig aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Dazu zählen auch die mit dem Gerät erstellten Rechnungen. Eine Verdichtung dieser Daten oder allein die Speicherung der Rechnungsendsummen sind nicht mehr zulässig. Es besteht Einzelaufzeichnungspflicht, somit ist jeder Geschäftsvorfall zu belegen.
Innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (d. h. auch für Altgeräte, die evtl. zwischenzeitlich ausgetauscht wurden) müssen die Journal-, Auswertungs- und Programmierdaten sowie Stammdatenänderungen revisionssicher gespeichert werden, d. h. sie müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Pflichten gelten auch für Gewerbetreibende, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung feststellen. Die Aufbewahrungsfrist umfasst aber auch sonstige Organisationsunterlagen, wie z.B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen und -protokolle u. ä. Empfehlenswert ist zudem, evtl. Defekte der Registrierkasse zu dokumentieren um auf eine Kassenprüfung hinreichend vorbereitet zu sein.
Im Übrigen ist eine Rückkehr zur offenen Ladenkasse in der Hoffnung, die Pflichten zur Nachbesserung einer bereits vorhandene Registrierkasse durch Abschaffung derselben umgehen zu können nicht empfehlenswert, da der Gesetzgeber mit der Pflicht zur generellen Anwendung der GoBD auch für offene Ladenkassen die Möglichkeit beseitigt hat.
Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht ist jedoch dann zulässig, wenn Waren von geringem Wert (damit dürften ca. 10 Euro gemeint sein) verkauft werden, die in einer unbestimmten Vielzahl getätigt werden und bei denen der Käufer nicht bekannt oder nicht feststellbar ist. Dies dürfte bei Bäckern, Konditoren oder Fleischereien zutreffen, nicht jedoch bei Optikern, Friseuren oder auch Kfz-Werkstätten. Wann eine gesonderte Dokumentation durch einen täglich Kassenbericht oder ein tägliches Zählprotokoll zu erfolgen hat, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater oder der Finanzverwaltung abstimmen.
Zudem müssen Sie den gesamten geschäftlichen Bargeldbestand (Noten und Münzen) täglich zählen. Der Kassenbestand ist rechnerisch um die Einnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich die Tageseinnahmen ergeben („Kassensturzfähigkeit“).
Entnahmen, Einlagen und Ausgaben sind durch Belege und Eigenbelege nachzuweisen.
Bei der elektronischen Erfassung des Kassenberichts ist zu beachten, dass dieser manipulationssicher sein muss. Deshalb ist ein Kassenbuch, das mit einem Programm für Tabellenkalkulation geführt wird, nicht geeignet.