Zweifelsfälle bei offenen LadenkassenNeu geregelte Kassenführung

Immer wieder erreichen die Handwerkskammer Potsdam Fragen zur Kassenführung, die seit dem 1. Januar 2020 neuen Regeln unterliegt. Vor allem beim Führen einer „offenen Ladenkasse“ haben sich drei Zweifelsfälle herausgebildet, die für das Handwerk von besonderem Interesse sind.

1)      Kann ich weiterhin eine Ladenkasse führen?
Eine offene Ladenkasse kann auch weiterhin geführt werden. Eine elektronische Kasse wird nicht zwingend benötigt. Dies hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in Ziff. 3.1 des Anwendungserlasses zu §146 Abgabenordnung (AO) vom 19. 6. 2018 klargestellt.

2)      Wie ist mit Umsätzen umzugehen, die mit EC-Karte, aber ohne Registrierkasse getätigt werden?
Manchmal werden über diese Ladenkasse sowohl bare Geschäfte als auch unbare Geschäfte geführt. Dies ist dann der Fall, wenn ein Bar-Beleg, eine Quittung oder eine Rechnung ausgestellt wird, diese aber über EC-Karte abgerechnet werden. Diese Umsätze sind keine Barumsätze, da sie über die Bank und nicht über das Konto „Kasse“ abgewickelt werden. Somit können diese Umsätze grundsätzlich nicht in der Ladenkasse geführt werden. Das BMF hat hier eine entsprechende Regelung getroffen (BMF-Schreiben vom 16.8.2017/29.6.2018): Die in der Ladenkasse geführten EC-Karten-Umsätze sind zwar formell fehlerhaft. Dieser formelle Fehler bleibt aber dann folgenlos, wenn

a) die EC-Karten-Umsätze anschließend gesondert kenntlich gemacht werden oder
b) aus dem Kassenbuch wieder ausgetragen bzw. auf ein anderes Konto umgetragen werden.

3)      Was mache ich, wenn ich zwar eine Registrierkasse habe, aber zusätzlich eine offene Ladenkasse? Kann ich diese weiterhin führen oder muss ich die Ladenkasse umrüsten?Dieser Umstand ist vor allem für Betriebe von Interesse, die neben einem stationären Laden auch mobile Verkaufsstellen unterhalten, etwa Bäcker oder Fleischer mit Verkaufswagen auf Märkten. Grundsätzlich ist auch für diese mobile Verkaufsstelle eine Erweiterung der Registrierkasse vorzunehmen. Dies ist aber regelmäßig mit großen, unverhältnismäßigen Kosten verbunden.

Das BMF bietet für diese Fälle eine Hilfestellung an, wenngleich nicht so eindeutig wie in den vorgenannten Konstellationen. Wenn ein Betrieb eine oder mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, so sind diese grundsätzlich zur Aufzeichnung sämtlicher Erlöse zu verwenden. Ist jedoch für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbarer Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich, wird es nicht beanstandet, wenn zur Erfassung dieser Geschäftsvorfälle eine offene Ladenkasse verwendet wird. Der Anwendungserlass ist in § 146 Abgabenordnung (AO) vom 19.6.2018 in Ziffer 2.2.3 ausgeführt.

Somit bedarf es einer plausiblen Begründung, wenn außer einer Registrierkasse zusätzlich noch eine Ladenkasse im Verkaufswagen geführt wird. Hier dürfte es auf die Begründung ankommen, welche organisatorischen und räumlichen Notwendigkeiten bestehen. Bei einem mobilen Marktwagen und einem immobilen Ladengeschäft sind diese Gründe zwar eindeutig gegeben. Betriebe sollten dies allerdings im Vorfeld mit dem Finanzamt abstimmen. „Wer davon ausgeht, dass schon alles gutgehen wird, kann bei einer Prüfung eine böse Überraschung erleben, da hier die Steuerpflichtigen selbständig tätig werden sollten“, so Dr. Michael Burg, Abteilungsleiter Betriebsberatung/Wirtschaftsförderung.