Vorsicht bei elektronischen Fahrtenbüchern

Jedem Unternehmer im Handwerk stellt sich die Frage wie er seine private Pkw-Nutzung ermittelt. 

Die jeweilige Methode hat maßgeblichen Einfluss auf den Gewinn des Betriebes und somit auf die Steuerzahlungen an das Finanzamt. Weil es so einfach ist entscheiden sich viele Unternehmer für die 1-%-Regelung. Es handelt sich dabei um eine prozentuale Pauschale die auf die Anschaffungskosten des Fahrzeuges abstellt. Nachweise müssen nicht geführt werden.

Benutzt der Unternehmer den betrieblichen Pkw jedoch nicht privat oder nur in einem geringen Umfang lohnt es sich auf jeden Fall die tatsächliche Inanspruchnahme mit einem Fahrtenbuch zu dokumentieren. Entsprechende „Bücher“ sind im Handel erhältlich. Um sich die Schreibarbeiten zu ersparen gibt es diese Fahrtenbücher auch elektronisch. Für jede durchgeführte Fahrt werden automatisch Datum, Uhrzeit, Fahrdauer und gefahrene Kilometer aufgezeichnet. Art , Ziel und Zweck der Fahrt mussten allerdings manuell eingegeben werden.

Grundsätzlich gilt: Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

In einem vorliegenden Fall, der vom Finanzgericht Münster entschieden wurde, war es möglich, die manuell eingegebenen steuerrelevanten Daten nach dem Überspielen auf den Computer noch zu verändern.

Liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht vor, ist der private Nutzungsvorteil zwingend pauschaliert zu berechnen. Mangels einer Definition sind die diesbezüglichen Anforderungen aus dem Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs und dem mit ihm verfolgten Zweck herzuleiten. Danach erfüllt ein "Fahrten"-Buch als Eigenbeleg die Aufgabe, über die unternommenen Fahrten Rechenschaft abzulegen. Da die Aufzeichnungen eine "buch"-förmige Gestalt aufweisen sollen, sind die Angaben in einer gebundenen, jedenfalls aber derart geschlossenen Form festzuhalten, dass nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen oder zumindest erkennbar sind. Ordnungsmäßigkeit besagt weiter, dass die Fahrten in übersichtlicher äußerer Form und zeitlich fortlaufend wiederzugeben sind. Außerdem sind die Aufzeichnungen nach Sinn und Zweck der Regelung zeitnah zu führen, da nur so gewährleistet ist, dass Privatfahrten nicht unberücksichtigt bleiben bzw. dem beruflichen Nutzungsanteil zugeordnet werden.
Das im Beispiel verwendete elektronische Fahrtenbuch wurde diesen Anforderungen nicht gerecht. Nach den Feststellungen des Finanzgerichtes eröffnet das verwendete Programm die Möglichkeit, eingegebene Daten zu verändern, ohne dass dies in der Datei näher dokumentiert wird. Damit können Eintragungen nachträglich ohne größeren Aufwand an praktisch jedes gewünschte Ergebnis angepasst werden. Der Ausdruck einer solchen Datei ist deshalb zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Angaben nicht geeignet.

Neuere Exemplare von elektronischen Fahrtenbüchern verfügen über eine GPS-gestützte elektronische Erfassung von Fahrtenbuchdaten in ganz Europa. Die gesamte Fahrstrecke einschließlich den Adressdateien werden automatisch erfasst. Per Hand sind nur noch der Zweck und der Geschäftspartner anzugeben. Werden Ziele oft angefahren kann die Eintragung aller Daten automatisch erfolgen. Hersteller geben oft Hinweise dass ihre Programme die Anforderungen des Bundesministerium der Finanzen erfüllen. Ohne eine entsprechende Zusicherung sollten die Geräte nicht gekauft werden.
Es ergibt sich noch der nützliche Nebeneffekt, dass der Unternehmer immer weiß wo seine Betriebsfahrzeuge waren, wo sie gehalten haben und wie lange die Standzeiten an den jeweiligen Adressen waren. Schaltet man das Gerät auf Privatfahrt findet keine Positionsaufzeichnung statt.

Ansprechpartner: Harry Nöthe